A METAPLAN módszer egyszerre ötvözi a brainstorming kötetlen, kreatív jellegét és a vizuális rendszerezés hatékonyságát. Lényege, hogy a csoporttagok által felvetett ötleteket, javaslatokat vagy problémákat egy folyamatosan bővülő, rendszerezett információhalmazban jelenítsük meg, így biztosítva azt, hogy semmilyen téma vagy részlet ne vesszen el a csoportos munka során.
Sokan a METAPLAN-t úgy emlegetik, mint egyfajta „strukturált információpiacot”, mert segít a párhuzamos gondolatok csoportosításában, majd rangsorolásában. A módszer különösen előnyös akkor, ha:
- Olyan témát vizsgálsz, amelyre többtucatnyi ötlet vagy probléma merülhet fel, és szeretnéd átláthatóan rendezni őket.
- Nagyobb (4–16 fős) csoportban dolgozol, így többek között a kollégák, partnerek vagy más érintettek szempontjai egyaránt érvényesülhetnek.
- Szeretnéd, hogy mindenki kényelmesen és egyformán hozzájárulhasson, elkerülve azt a helyzetet, hogy egy domináns csoporttag túlzottan befolyásolja a végeredményt.
A METAPLAN módszer logikai lépései
A METAPLAN alkalmazása öt, egymást követő fázisban történik:
- Megfogalmazott állítás és rendezőtábla:
Az első lépésben a moderátor (vagy csoportvezető) meghatároz egy állítást vagy kérdést, amire válaszolni szeretnénk. Ez lehet például egy problémafelvetés (pl. „Milyen szervezeti nehézségek akadályozzák a növekedést?”) vagy egy célkitűzés („Milyen javaslataink vannak a szolgáltatásbővítésre?”). A moderátor emellett felkészíti a rendezőtáblát, vagyis kijelöli azokat a fő szempontokat, oszlopokat és sorokat, ahová a résztvevők a kártyákon szereplő ötleteket felhelyezik majd. - Kártyás ötletgyűjtés:
Minden résztvevő egyéni munkában, kis méretű kártyákra írja fel a gondolatait. A szabály: egy kártyára csak egyetlen kulcsmondat vagy javaslat kerülhet, tömören és közérthetően megfogalmazva. Általában nincs korlátozás az ötletek számát illetően, de a gyakorlati tapasztalatok szerint egy-egy ember 8–10 releváns problémát vagy javaslatot is össze tud gyűjteni. - A kártyák elhelyezése és párhuzamosságok kiszűrése:
A résztvevők felragasztják a kártyákat a rendezőtáblára, miközben a moderátor gondoskodik róla, hogy az esetleges ismétlődő elemek (párhuzamosságok) egy csoportba kerüljenek. Ennek célja, hogy ne szerepeljenek többször ugyanazok az ötletek, de ugyanakkor megmaradjon a diverzitás, ha két hasonló, de mégis eltérő javaslatról van szó. A csoporttagok ilyenkor szóban is megindokolhatják, miért tartják fontosnak az adott kártyán szereplő problémát vagy megoldást. - Rendezés és vizuális rendszerezés:
A METAPLAN egyik előnye, hogy a táblán létrejövő információhalmazt folyamatosan át lehet alakítani. Az időtáv vagy a témakörök szerint azonnal csoportosíthatóak a kártyák. Például elkülöníthetjük a rövid távú vagy hosszú távú problémákat, esetleg megkülönböztethetjük a tárgyi feltételeket, a módszertani akadályokat vagy a humánerőforrással kapcsolatos nehézségeket. Ez a „vizuális újrarendezés” serkenti a csoportos gondolkodást, mert minden résztvevő folyamatosan látja, hogyan épül fel a „közös információpiac”. - Rangsorolás és következtetések levonása:
A módszer zárólépése a kártyákon megjelenő elemek értékelése, súlyozása. Gyakran a csoport közös szavazással állít fel sorrendet, vagy kijelöl néhány kulcsterületet, amelyre a továbbiakban fókuszálni szeretne. Ennek eredménye lehet egy problématérkép vagy egy célrendszer, amelynek mentén meg tudunk állapodni a legfontosabb fejlesztési irányokban, feladatokban.
Lehetséges rendezőtábla-struktúrák
A METAPLAN alkalmazható problématérkép felállítására és célkitűzések megfogalmazására is. Például, ha a „Mi a szervezeti probléma?” kérdésre keresel válaszokat, akkor a rendezőtáblán oszlopokban jelenítheted meg a problématípusokat (szervezeti, tárgyi, módszertani, emberierőforrás), míg a sorokba felviheted a rövid vagy hosszú távú problémák elkülönítését. Ha ellenben a „Mi a célunk?” kérdés a fő témád, akkor a táblán kialakíthatsz általános és részstratégiai szegmenseket, majd soronként megadhatod a hosszú, közép és rövid távú célokat.
Egy lehetséges rendezőtábla-struktúra a problématérképhez (például):
| Szervezeti probléma | Tárgyi feltételhez kapcsolódó probléma | Módszertani probléma | Emberierőforrás-probléma | |
|---|---|---|---|---|
| Rövid táv | … | … | … | … |
| Hosszú táv | … | … | … | … |
Ugyanez a logika könnyedén átalakítható úgy is, hogy az oszlopokban stratégiai irányokat, a sorokban pedig időtávokat (hosszú, közép, rövid táv) jelölsz meg. Így a táblán rögzített kártyák már nem a „Milyen problémák vannak?”, hanem a „Mely célokat szeretnénk elérni?” kérdés köré csoportosulnak. A módszer erőssége az, hogy a kártyák összeillesztésével és rangsorolásával kialakul egyfajta ok-okozati háló, és megérted, miért is fontos egy-egy cél vagy probléma a többiekhez képest.
Mikor érdemes METAPLAN-t használni?
A METAPLAN módszer kiválóan bevethető az alábbi helyzetekben:
- Stratégiai tervezés, jövőkép kialakítása: Segít megragadni és rendszerezni a különböző ötleteket, célokat, elképzeléseket.
- Problémafeltáró workshopok: Ha több nézőpontot szeretnél összehangolni, és fontos, hogy mindenki részt vegyen a brainstormingban.
- Változáskezelés, szervezetfejlesztés: A módszer megfelelő felületet ad a munkatársaknak, hogy felhívják a figyelmet a gyakorlati akadályokra, és közösen találjanak rá megoldást.
- Projektindító megbeszélések: Könnyű körvonalazni a projekt potenciális rizikóit, erősségeit és kiegészítő ötleteit.
Előfeltételek és moderátori szerep
A METAPLAN akkor működik igazán jól, ha egy megfelelően felkészült moderátor irányítja a folyamatot. Az ő feladata:
- Megfogalmazni az állítást vagy kérdést, és tisztázni a munkamenet célját.
- Biztosítani a megfelelő eszközöket (kártyák, filctollak, rendezőtábla vagy nagy méretű papírfelület).
- Egyensúlyt tartani a résztvevők között, hogy mindenki hallathassa a hangját.
- Segíteni a párhuzamos elemek összevonását és a vizuális csoportosítást.
- Levezetni a rangsorolást és összegző, záró konklúziókat megfogalmazni.
Emellett fontos, hogy a résztvevők kellő információs háttérrel rendelkezzenek, vagyis tisztában legyenek a tárgyalt témával. A módszer a problémák/javaslatok rögzítésében rendkívül hatékony, mert egyszerre támogatja az összegyűjtött ötletek párhuzamos kezelését és a vizuális átrendezést, ha például kiderül, hogy egy elhangzott probléma mégis inkább a hosszú távú stratégiához kapcsolódik.
Előnyök és gyakorlati tapasztalatok
- Kötetlenség és rendszerezés együtt: A brainstorming oldottságát ötvözi a vizuális módszerek struktúrájával, így se nem túl kaotikus, se nem merev.
- Egyidejűség biztosítása: Minden résztvevő több kártyát is írhat egy időben, nem kell várni, amíg valaki befejezi a mondanivalóját. Ez gyors és hatékony ötletgyűjtést eredményez.
- Tömörítés és fókusz: A kisméretű kártyák arra ösztönzik a résztvevőket, hogy röviden, vezérszavakban fogalmazzanak, elkerülve a felesleges szócséplést.
- Rugalmas átrendezhetőség: Ha később más struktúra szerint szeretnéd kategorizálni a kártyákat, könnyen áthelyezhetők. Ez segíti a csoportot abban, hogy új nézőpontokat fedezzen fel.
- Egyszerű rangsorolás: Az „egy karton – egy válasz” elv lehetővé teszi, hogy akár új sorrendet is kialakítsunk, például szavazással vagy súlyozással.
Tippek a sikeres METAPLAN-workshophoz
- Alkoss homogén méretű csoportokat: 4–16 fő a javasolt létszám, de figyelj arra is, hogy a résztvevők tényleg releváns szaktudással és rálátással rendelkezzenek a témára.
- Használj jól látható, színes kártyákat: A vizuális elkülönítés (például zöld a rövid távú, kék a hosszú távú céloknak) sokat segít a rendszerezésben.
- Tartsd röviden a folyamatot: A METAPLAN lényegét adja, hogy gyorsan, dinamikusan halad. Egy-egy kérdéskör esetén általában 1–2 óra elég, mielőtt kifogynának a friss ötletek.
- Nézz rá többször a kártyák tartalmára: Adj lehetőséget a csoportnak, hogy időnként áttekintse, mi került fel a táblára, így hamar észrevehetők a párhuzamok vagy az üres foltok.
- Zárd le közös konklúzióval: A rangsorolás után szánj időt a megbeszélésre: miért kapott kiemelt szerepet egy-egy téma, hogyan kapcsolódnak össze a kártyák, és merre visznek a következő lépések?
Összegzés
A METAPLAN módszer akkor válik igazán „strukturált információpiaccá”, ha a csoporttagok aktívan, őszintén vetik fel javaslataikat vagy problémáikat, és a moderátor következetesen gondoskodik a vizuális rendezésről, a párhuzamosságok felismeréséről, valamint a végső rangsorolásról. Így a résztvevők egyetlen workshoppal juthatnak el onnan, hogy „rengeteg szétszórt ötletünk van”, oda, hogy „rendben látjuk a prioritásokat és a következő lépéseket.”
A módszer kifejezetten hasznos a gyors, átlátható, de ugyanakkor alapos közös gondolkodásra. Lehetővé teszi, hogy ne veszítsük szem elől a „mindent átfogó képet”, miközben a csoportfolyamat dinamikus és inspiráló marad. A METAPLAN-nal létrehozott „információpiac” végül egy sokkal árnyaltabb, konszenzuson alapuló döntéshozatalt tesz lehetővé, ami a szakmai és emberi szempontokat egyaránt figyelembe veszi.