Könyvelés és számvitel: miért érdemes komolyan venni?

Könyvelés. Pénzügy. Számvitel. Tartozik–követel. Vannak szavak, amikre a vállalkozók egy része ösztönösen azt érzi: „jó, majd a könyvelő megoldja, én inkább eladok”. Értem. A gond ott kezdődik, hogy a könyvelés nem egy különálló adminisztrációs sziget, hanem a vállalkozás egyik legfontosabb visszajelző rendszere. Ha a marketinged egy motor, a könyvelés az a kijelző, amin látod, hogy van-e még üzemanyag, túlmelegszel-e, és mennyit bír a rendszer terhelés alatt. És ha ezt nem nézed, akkor nem „bátor” vagy, hanem vak. A piac nem fog megjutalmazni azért, mert szeretsz értékesíteni. A piac azt jutalmazza, ha tudod, mit engedhetsz meg magadnak, és mit nem.

„A könyvelés nem adminisztráció, hanem döntéstámogatás. Ha nem látod tisztán a számokat, a növekedés csak felnagyítja a hibáidat.” – Dajka Gábor

Üzleti oldalról nézve a könyvelés két dolgot csinál egyszerre. Egyrészt megfeleltet a szabályoknak: bevallások, beszámoló, bizonylatok, határidők. Másrészt információt ad: mennyi a fedezeted, mi a valós nyereséged, melyik termék viszi a pénzt, hol szivárog a költség, mennyi a kintlévőség, mennyire feszes a cash-flow. A legtöbb hazai KKV ott csúszik el, hogy csak az elsőt várja el (hogy „ne legyen baj”), de a másodikat nem építi be (hogy „jobb legyen”). Pedig a kettő összetartozik. Aki csak túlélni akar, az is kénytelen könyvelni; aki viszont növekedni akar, annak már tudatosan kell könyvelési együttműködést kialakítania. Befektetői és coach szemmel ez egyszerű: ha nincs rendezettség, nincs kontroll. Ha nincs kontroll, nincs skálázás. És ez nem vélemény, hanem minta, ami újra és újra visszaköszön a valós céges számokban.

Mi a könyvelés, és mi a szerepe a vállalkozásban

A könyvelés a számvitel része: a gazdasági események adatait összegyűjti, rögzíti, rendszerezi, majd bemutatja úgy, hogy abból a vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzete követhető legyen. Ez a meghatározás elsőre száraznak tűnhet, de a lényege kifejezetten gyakorlati. Amikor kiállítasz egy számlát, beszerzel árut, kifizetsz egy szolgáltatást, felveszel embert, lízingelsz autót, vagy egyszerűen csak kapsz egy banki terhelést, valójában mindegyik döntés nyomot hagy a cégeden. A könyvelés ezt a nyomot teszi láthatóvá és ellenőrizhetővé. Nem azért, hogy „papírt gyárts”, hanem azért, hogy a cég működése számonkérhető és bizonyítható legyen – saját magadnak, a partnerednek, a banknak, és adott esetben a hatóságnak.

Fontos különbséget tenni a pénzügyi számvitel és a vezetői szemléletű pénzügy között. A pénzügyi számvitel jellemzően szabályok szerint készít beszámolót, és olyan formában mutatja be az adatokat, ami egységes és összehasonlítható. A vezetői pénzügy ezzel szemben azt kérdezi: „Mit kezdjek ezzel a céggel holnap reggel?” A jó vállalkozó nem választ a kettő közül, hanem összeköti őket. Példa: a könyvelésből látod a tényleges költségszerkezetet, ebből árképzést tudsz finomítani, ebből marketingbüdzsét tudsz reálisan tervezni, ebből beruházást tudsz időzíteni. Vagyis a könyvelés nem csupán megfelelés, hanem egy olyan információs alap, amire stratégia építhető. És igen, a magyar piacon, ahol az árérzékenység és a bizonytalanság magas, ez még erősebben igaz: aki csak érzésből áraz és költ, annak előbb-utóbb elfogy a mozgástere. A könyvelés pedig pont azt mutatja meg, hol van mozgástér – és hol nincs.

Egyszeres és kettős könyvvitel: mikor melyik jelenik meg

A könyvvezetési mód nem „ízlés”, hanem jogi és üzleti realitás kérdése. Az egyszeres könyvvitel jellemzően pénzforgalmi szemléletű: azt figyeli, hogy a pénz mikor mozdul. Egyszerűbb, kevesebb adminisztrációval jár, és sok esetben kis volumenű tevékenységnél működő megoldás. A kettős könyvvitel ezzel szemben összetettebb, de sokkal pontosabban mutatja meg a vállalkozás állapotát: nemcsak azt, hogy pénz jött-e vagy ment-e, hanem azt is, hogy mi a követelésed, mi a tartozásod, mennyi eszközöd van, hogyan változik a saját tőkéd, és valójában mekkora az eredményed. A kettős rendszer nem a könyvelők szívatására született, hanem azért, mert a vállalkozások nagy részénél a valóság bonyolultabb annál, mint hogy „bejött/kiment” logikával jól leírható legyen.

Gyakorlati tanács: ne úgy gondolkodj erről, hogy „melyik a kényelmesebb”, hanem úgy, hogy „melyik írja le jobban a cégem valóságát”. Ha webshopod van, sok a tranzakció, több fizetési mód fut, csomagküldés, visszáru, készletmozgás, akkor az egyszerűség nagyon gyorsan illúzióvá válik. Ugyanez igaz, ha B2B-ben dolgozol, és sok a halasztott fizetés, szerződéses teljesítés, mérföldkő, előleg. Ilyenkor a kettős könyvvitel nem teher, hanem rend. És a rend az, ami a növekedést „szétcsúszás” nélkül viszi át a következő szintre.

Tartozik–követel: nem misztikum, hanem logika

A tartozik–követel sokak fejében egy önálló rémfilm. Pedig a kettős könyvvitel lényege valójában egyszerű: minden gazdasági eseménynek van két oldala, és a rendszer arra kényszerít, hogy ezt a két oldalt egyszerre lásd. Ha valamit veszel, akkor vagy pénzt adsz érte, vagy tartozásod keletkezik. Ha eladsz valamit, akkor vagy pénzt kapsz, vagy követelésed lesz. A tartozik és a követel ennek a kétoldalúságnak a nyelve. A technikai részleteket a könyvelő dolga kezelni, de üzleti emberként neked is érdemes megérteni a következményeket, mert a döntéseid ettől válnak tisztábbá. Példa: ha veszel egy nagy értékű eszközt, az nem feltétlenül „azonnali költség” abban az értelemben, ahogy egy hirdetési számla az. A könyvelésben eszközként jelenhet meg, és időben elosztva (értékcsökkenés) hat az eredményre. Ha ezt nem érted, könnyen azt hiheted, hogy „rossz hónapunk volt”, miközben valójában a cash-flow ment el, az eredmény pedig másképp alakul. Fordítva is igaz: lehet „szép” eredményed papíron, miközben a pénzed nincs nálad, mert kint van vevőknél.

Tegyük fel, hogy egy átlagos magyar KKV-nál úgy néz ki a működés, hogy a cégvezető ránéz a bankszámlára, és ha van pénz, akkor „belefér”. Ez a gondolkodás az első növekedési lépcsőnél bosszulja meg magát. A bankszámla egy pillanatkép. A tartozik–követel logika viszont azt kényszeríti ki, hogy a teljes képet nézd: követelések, kötelezettségek, készlet, eszközök, hitel, saját tőke. Nem kell könyvelővé válnod, de a működési döntéseidet érdemes úgy meghozni, hogy tudd: amit ma megnyersz értékesítésben, azt holnap mikor látod pénzben, és addig milyen kötelezettségeket vállaltál be. A pénzügyi fegyelem itt kezdődik. Nem az Excel-soroknál, hanem a gondolkodásnál. És az a vállalkozó, aki ezt a szintet átlépi, sokkal ritkábban kerül olyan helyzetbe, hogy „nem értem, hova lett a pénz”. A számok többnyire elmondják. Csak legyen rendszer, ami lefordítja őket.

Adótanácsadás, bérszámfejtés, könyvelés: hol van a határ

A pénzügyi-számviteli világban gyakori, hogy különböző szerepkörök összemosódnak, főleg mikro- és kisvállalkozásoknál. Ettől még a határok léteznek, és üzletileg is érdemes tisztán látni őket. A könyvelés alapvetően a számviteli törvény logikája szerint rögzíti és rendszerezi a gazdasági eseményeket, elkészíti a beszámolót, és a kapcsolódó bevallási feladatokban is részt vesz. A bérszámfejtés a munkaviszonyokhoz kötődő adminisztráció és számítás: bérek, járulékok, levonások, táppénz, szabadság, bejelentések és nyilvántartások. Az adótanácsadás pedig másik dimenzió: ott a fókusz nem a rögzítés, hanem az értelmezés és tervezés, például hogyan választasz adózási formát, milyen struktúrával működsz hatékonyan, mik a kockázatok, és hol van mozgástér a szabályokon belül. Sok könyvelő széles látókörű, és sokszor segít adóügyekben is, de ez nem automatikus. Ugyanígy egy bérszámfejtő lehet nagyon erős munkaügyben, de ettől még nem biztos, hogy átlátja a teljes pénzügyi rendszert.

A gyakorlatban a legjobb megoldás az, ha a szerződésedben és a mindennapi kommunikációban pontosan tisztázod, mit vársz el. Ki készíti a bevallásokat? Ki képvisel ellenőrzésnél? Benne van-e a bérszámfejtés? Kapsz-e havi vezetői riportot, vagy csak éves beszámolót? Ha ezt nem tisztázod, akkor az elvárásaid és a szolgáltatás szintje szét fog csúszni. A vége pedig általában az, hogy mindenki frusztrált: a vállalkozó azt érzi, hogy „nem kapom meg, amiért fizetek”, a szakember pedig azt, hogy „nekem ezt senki nem mondta”. A pénzügyben a félreértés a legdrágább fajta probléma, mert általában csak akkor derül ki, amikor már tétje van.

Mit csinál a könyvelő valójában: a számlákon túl

A könyvelő munkáját sokan a számlák rögzítésével azonosítják. Ez olyan, mintha a marketinget a posztolással azonosítanád. Igen, része, de nem az egész. A könyvelő valójában egy rendszert működtet: beérkező bizonylatok ellenőrzése, megfelelő besorolás (kontírozás), bank és pénztár egyeztetése, analitikák vezetése, eszközök nyilvántartása, áfa és egyéb bevallások, zárások, beszámoló elkészítése, és sok esetben kommunikáció a hatóságokkal. Ehhez hozzáadódik a bizonylati fegyelem kérdése: minden rögzített adatnak alátámaszthatónak és visszakereshetőnek kell lennie. Ha egy vállalkozás „csak úgy” küld át dokumentumokat, hiányosan, késve, összevissza, akkor a könyvelő nem tud csodát tenni. Legfeljebb tüzet olt, de az nem ugyanaz, mint rendet tartani.

A jó könyvelő nem csak reagál, hanem előre jelez. Szól, ha a pénzforgalom és a kötelezettségek alapján feszül a helyzet. Kérdez, ha egy tétel gyanús vagy hiányzik. Észreveszi, ha egy tevékenység áfa-kezelése megváltozott, vagy ha egy e-kereskedelmi szereplőnél a visszáru és jóváírás folyamata nincs tisztán kezelve. Tudja, hogy egy KKV-nál nem az a cél, hogy „tökéletes legyen a könyvelés”, hanem hogy a működés biztonságos legyen és ne álljon meg egy hatósági kérdésnél. És itt jön a vállalkozói oldal: a könyvelő nem helyettesít menedzsmentet. Ő nem fogja megoldani a rossz árazást, nem fogja „kiköltözni” a veszteséget a számokból, és nem fogja kitalálni helyetted, hogyan nőj. Viszont képes olyan adatminőséget és átláthatóságot adni, ami mellett te már jó döntéseket tudsz hozni.

Dajka Gábor tapasztalata szerint a könyvelővel való együttműködés ott válik igazán értékessé, amikor a cégvezető nem csak „leadja” az anyagot, hanem kérdez: mi változott, mire figyeljek, mi a kockázat, hol szalad el a költség. Az a vállalkozás, ahol a könyvelés csak kötelező nyűg, általában lassabban reagál a piacra, mert később veszi észre a problémákat. Az a vállalkozás pedig, ahol a könyvelési adatból vezetői gondolkodás lesz, sokszor ugyanazzal a piaccal és ugyanazzal a termékkel is jobb döntéseket hoz. Nem azért, mert „okosabb”, hanem mert informáltabb.

Hogyan dolgozz együtt a könyvelővel úgy, hogy a cég is nyerjen

A könyvelő és a vállalkozó kapcsolata akkor működik jól, ha van egy egyszerű, stabil menetrend. Nem kell túlbonyolítani, de fegyelmezetten kell tartani. A legtöbb hiba nem rosszindulatból történik, hanem abból, hogy a dokumentumok késnek, hiányosak, vagy a cégben nincs egyértelmű felelőse annak, hogy mi kerül át a könyvelőhöz. A pénzügyeknél ez gyorsan büntetőkamattá válik: késedelmi pótlék, kapkodás, hibás rögzítés, utólagos javítás, fölösleges egyeztetések. Ha viszont te rendet teszel a saját oldaladon, a könyvelő is gyorsabb, pontosabb és nyugodtabb lesz – és ez a te nyereséged. Az együttműködés lényege nem az, hogy „mindent a könyvelő csinál”, hanem az, hogy a cég működése dokumentálható és követhető.

• Dokumentum-átadás: legyen fix csatorna (könyvelői rendszer, megosztott tárhely, e-mail szabályok), ne ad hoc üzenetek és fotók.
• Határidők: legyen belső céges határidő, ami korábbi, mint a hivatalos határidő. A könyvelőnek idő kell, nem csak „anyag”.
• Bank és pénztár: a banki kivonatok, pénztárjelentések, kártyás bizonylatok legyenek rendezettek, a készpénz használatát pedig érdemes minimálisra venni, ha a modell engedi.
• Számlázás: egységes elnevezések, teljesítési dátumok, partneradatok; webshopnál tiszta jóváírási és visszatérítési folyamat.
• Havi zárás: legalább havonta egyszer ülj le a könyvelővel (vagy kérj írásos összefoglalót), és nézzétek át a fő számokat: árbevétel, árrés, költségek, áfa, kintlévőség, cash-flow.

Ha ezt a struktúrát beépíted, akkor a könyvelő nem csak „adminisztrál”, hanem egyre inkább döntést támogató partner lesz. Neked pedig a legnagyobb előny az, hogy a marketinged, a készletdöntéseid, a munkaerő-felvételed és a beruházásaid nem érzésből történnek. A magyar KKV-k világában a fegyelem sokszor versenyelőny, mert sokan nem szeretik a rendszert. Te pedig pontosan ezért nyerhetsz vele.

Jó könyvelő választása: szempontok, kérdések, vörös zászlók

Könyvelőt választani sokkal közelebb áll egy kritikus szerepkör felvételéhez, mint egy „szolgáltató megbízásához”. Az ő munkája hatással van a nyugodt működésre, a pénzügyi láthatóságra, a hatósági kockázatra és közvetetten a cég reputációjára is. Éppen ezért én konzervatív szemléletet javaslok: először a megfelelés és a megbízhatóság, aztán a kényelmi extra. Nézd meg, milyen képesítése van, szerepel-e a szakmai nyilvántartásban, milyen rendszerekkel dolgozik, és hogyan kommunikál. Az egyik legjobb teszt az, hogy mennyire tudja közérthetően elmondani: miért csinál valamit, és neked ebből mi a teendőd. Ha a könyvelő csak „elintézi”, de nem tudod, mit miért, akkor kiszolgáltatottá válsz.

Konkrét kérdések, amik gyorsan tisztázzák a képet:

• Hogyan néz ki nálad a havi zárás? Mikor van meg az a pont, amikor már „kész” az adott hónap, és te abból dönteni tudsz?
• Milyen gyakran jelzel proaktívan? Csak akkor szólsz, ha baj van, vagy vannak előre jelzések is?
• Webshop / szolgáltatás / építőipar / nemzetközi ügyek: van-e tapasztalatod az én iparágamban? Nem minden könyvelőnek kell mindent tudnia, de a saját területedet értenie kell.
• Mi van, ha beteg vagy szabadságon vagy? Van helyettesítés? Ki fér hozzá a rendszerhez? Ez üzletfolytonossági kérdés.
• Milyen dokumentumokat, milyen formában kérsz? Ha itt káoszt hallasz, később is káosz lesz.

Vörös zászlók: irreálisan alacsony díj („majd megoldjuk”), szerződés nélküli működés, elérhetetlenség, folyamatos csúszás, és az a hozzáállás, hogy „ne kérdezz, ez így szokás”. A pénzügyben az „így szokás” ritkán jó érv. A jó könyvelő felelősséget vállal, és közben határokat is tart: megmondja, mire van szüksége tőled, mik a határidők, és mit nem vállal. Dajka Gábor tapasztalata szerint a legjobb könyvelő–ügyfél kapcsolatokban van egyfajta üzleti partnerség: tiszta kommunikáció, tiszta elvárások, és rendszeres visszacsatolás. Ez nem romantika, hanem működési fegyelem.

Könyvelés ára: mennyibe kerül, és miért rossz stratégia csak az árat nézni

A „mennyibe kerül a könyvelés?” kérdés jogos, csak ritkán jó a formája. Az árazás ugyanis attól függ, milyen a céged valós komplexitása, nem attól, hogy te mennyire szeretnéd olcsón megúszni. Más díjjal működik egy olyan egyéni vállalkozó, aki havonta pár számlát állít ki és nincs alkalmazottja, és megint mással egy olyan Kft., ahol több száz bizonylat fut, van készlet, több fizetési mód, webshop, külföldi partnerek, és bérszámfejtés. A könyvelési díjban általában benne van az idő, a felelősség, a rendszerhasználat, és gyakran a folyamatos továbbképzés költsége is. Aki csak az árat nézi, hajlamos elfelejteni, hogy itt nem egy „óra díjat” veszel, hanem kockázatcsökkentést és üzleti stabilitást.

Ha mégis szeretnél reálisan gondolkodni, akkor ne egyetlen összeget kérj, hanem szolgáltatás-szintet. Például: csak rögzítés és bevallás? Vagy havi riport is? Kapsz-e értelmezést, vagy csak fájlokat? Benne van-e a bérszámfejtés? Képviselet ellenőrzésnél? A könyvelési szolgáltatás akkor lesz összehasonlítható, ha a csomagok azonos tartalommal futnak. Dajka Gábor tapasztalata szerint a leggyakoribb pénzégetés az, amikor valaki olcsón választ, majd fél év múlva könyvelőt vált, visszamenőleges rendrakás indul, és közben a vezetői döntések hónapokig bizonytalan adatokon futnak. Ilyenkor az „olcsó” valójában drága.

Gyakorlati ellenőrző lista ajánlatkéréshez:

• Bizonylatszám: hány bejövő és kimenő számlád van átlagosan havonta?
• Alkalmazottak: kell-e bérszámfejtés, bejelentés, munkaügyi adminisztráció?
• Áfa: milyen gyakori bevallás, van-e speciális ügylet (EU, fordított adózás, különbözet szerinti adózás stb.)?
• Webshop/online fizetés: van-e visszáru, kupon, több csatorna, több pénzforgalmi szolgáltató?
• Riportigény: szeretnél-e havi eredmény- és cash-flow áttekintést?

Ha ezekre válaszolsz, a könyvelő nem vaktában áraz, te pedig nem hasonlítgatsz almát körtével. És a végén ez nem csak spórolás: ez üzleti kontroll.

Könyvelés a 2020-as években: digitalizáció, adatszolgáltatás, mérhetőség

A modern könyvelés egyre kevésbé „papír” és egyre inkább adatfolyam. A számlázás, banki tranzakciók, pénztárgépek, webshop rendszerek és különféle integrációk mind olyan nyomot hagynak, ami alapján a hatóságok és a partnerek is gyorsabban látnak rá a működésre. Emiatt a könyvelés minősége ma már nem csak belső rend kérdése, hanem külső láthatóságé is. Ha hibás adat megy ki, az nem marad észrevétlen sokáig. Ha hiányos a számlaadat-szolgáltatás, az előbb-utóbb ügy lesz. Ha a bank és a számlázó adatai nem egyeznek, az előbb-utóbb belső káosz. A rendszer közös nevezője: adatminőség.

A vállalkozó szempontjából ez egy üzenet: a könyvelő és a cég rendszerei ma már összekapcsolt üzemként működnek. Ha a számlázóban rosszul van beállítva a teljesítési idő, ha a partneradatok hiányosak, ha a jóváírások és visszatérítések folyamata nem egységes, akkor a könyvelő utólag csak tűzoltani tud. Ezzel szemben ha a folyamatok eleve rendben vannak, akkor a könyvelő gyorsabban zár, kevesebb kérdéssel, kevesebb javítással, és a te adataid is gyorsabban válnak döntésre alkalmassá. A mérhetőség itt nem „extra”, hanem üzleti fegyelem: ha havonta nincs legalább egy tiszta bevétel–költség kép és egy cash-flow ránézés, akkor a cég irányítása szükségszerűen késik.

Előremutató gondolat: a KKV-k pénzügye egyre inkább abba az irányba megy, hogy a könyvelés mellett megjelenik a „külsős pénzügyi vezető” jellegű működés. Nem azért, mert divat, hanem mert a döntések tempója nőtt, a csatornák száma nőtt, a hibák ára nőtt. Aki ezt időben felismeri, az nem a hatósági levelekre reagál majd, hanem megelőz. Aki nem, az pedig jellemzően ugyanazt a mondatot fogja ismételni: „rengeteget dolgozunk, még sincs meg a pénz”. A válasz sokszor a rendszerben van, nem a szándékban.

Dajka Gábor marketingszakértő, business coach és befektető szerint

A könyveléshez való viszonyod sokat elárul arról, hogyan vezetsz. Aki a pénzügyet csak kötelező rossznak tekinti, az általában a felelősséget is szeretné „kiszervezni”. Csakhogy a felelősség nem szerződés kérdése. A döntésekért te felelsz, és a döntésekhez tiszta adatok kellenek. Én azt látom, hogy a legtöbb vállalkozó nem azért bukik el, mert rossz a terméke, hanem azért, mert túl későn veszi észre, hogy a modellje nem bírja el a valós költségeket, a valós adóterhet, a valós cash-flow igényt. És ezt nem lehet motivációval pótolni. Fegyelemmel lehet.

Ha van egy mondatom, amit minden cégvezetőnek megéri megjegyeznie, akkor ez az: ne az legyen a cél, hogy „ne legyen baj”, hanem az, hogy „tudd, mi történik”. Ha havonta nem tudsz válaszolni arra, hogy mennyi a valós nyereséged, mennyi a kintlévőséged, és mennyi ideig elég a pénzed jelen tempó mellett, akkor te nem irányítasz, csak reagálsz. Ilyenkor a marketing is szerencsejáték: nem azért, mert a marketing rossz, hanem mert nincs mögötte pénzügyi keret, amihez igazítható. A jó könyvelő nem csinál csodát, de rendet ad. És rend nélkül nincs növekedés, csak nagyobb zaj.

Provokatív leszek: a könyvelés ára nem az, amit a könyvelőnek fizetsz. A könyvelés ára az, amit a pontatlanságért és a késlekedésért fizetsz, ha nincs rend. Bírságban, rossz döntésben, túl korai beruházásban, túl késői áremelésben, felesleges stresszben. Ha ezt komolyan veszed, akkor a könyvelő kiválasztása és az együttműködés rendbetétele nem „teendő”, hanem vezetői döntés. És ha vezető vagy, akkor ezt nem halogatod.

Szakértő válaszol – gyakori kérdések

Mikortól kell kettős könyvvitelt vezetni Magyarországon?

Ez elsősorban a vállalkozás jogi formájától és a rá vonatkozó szabályoktól függ. Társas vállalkozásoknál a kettős könyvvitel tipikus, mert a működésük összetettebb, és a beszámolási kötelezettség is ezt támogatja. A lényeg nem az, hogy „melyik egyszerűbb”, hanem az, hogy a cég működését melyik írja le valósághűen. Ha a cégedben megjelenik a készlet, a halasztott fizetés, az eszközberuházás, az alkalmazott, a több csatornás értékesítés, akkor a kettős könyvvitel olyan átláthatóságot ad, ami üzleti kontrollt jelent, nem csak megfelelést.

Mit kérdezzek a könyvelőtől az első találkozón, hogy kiderüljön, passzolunk-e?

Kérdezz rá a havi zárás folyamatára, a kommunikáció gyakoriságára, a rendszerekre (miben dolgozik, hogyan adsz át anyagot), és arra, hogy milyen jellegű vállalkozásokkal van tapasztalata. Kérdezd meg, milyen formában kapsz visszajelzést a céged állapotáról: kapsz-e havi összefoglalót, figyelmeztet-e kockázatokra, vagy csak az éves beszámolónál találkoztok. Ha a válaszokből az jön le, hogy a könyvelő rendszerszinten gondolkodik és képes közérthetően elmagyarázni a teendőket, az jó jel. Ha kitérő válaszokat kapsz, az általában később is kitérő működést jelent.

A magyar KKV-knál miért csúszik el leggyakrabban a könyvelő–ügyfél együttműködés?

Három okot látok rendszeresen. Az első a késés: a vállalkozó nem adja át időben az anyagot, a könyvelő pedig kapkodva zár. A második a homályos elvárás: nincs tisztázva, mi van benne a díjban (bérszámfejtés, bevallások, képviselet, riport). A harmadik a dokumentumfegyelem hiánya: hiányos bizonylatok, kevert céges és magán kiadások, rendezetlen jóváírások, rosszul beállított számlázó. A megoldás nem bonyolult, csak fegyelmet igényel: fix csatorna, fix határidő, fix felelős, és havonta egy rövid, tényszerű áttekintés.

Elég az éves beszámoló, vagy érdemes havi szinten is nézni a számokat?

Ha túlélés a cél, az éves beszámoló is „elég” lehet, de üzletileg ez lassú reakcióidőt jelent. A havi ránézés nem könyvelői luxus, hanem vezetői kontroll. Nem kell minden hónapban mély elemzés, de legyen egy egyszerű minimum: bevétel, költségek, árrés, áfa helyzet, kintlévőségek és cash-flow. Ha ezt látod, akkor nem utólag magyarázod a problémákat, hanem előbb észreveszed őket. A különbség nem csak stresszben mérhető, hanem pénzben is.

Források

• 2000. évi C. törvény a számvitelről (MKOGY Jogtár)
• Könyvviteli szolgáltatást végzők (mérlegképes könyvelők) – nyilvántartási információk (Kormányzati oldal)
• Szeptember 15-ig még tesztelhetőek a hibás számlaadatok, utána már csak tiszta adatokat fogad az adóhivatal (NAV)

Ha tetszett a cikk, támogasd a blogomat és vedd meg a könyvem.