A vállalat marketingstratégiájának és kampányainak hatékony megvalósításához elengedhetetlen, hogy a házon belüli marketinges és a külső ügynökség szoros, gördülékeny együttműködésben dolgozzon. Ha ezt sikerül megfelelően kialakítani, akkor nemcsak időt és költségeket lehet megtakarítani, hanem kimagasló eredmények is érhetők el. Az alábbiakban bemutatok néhány gyakorlatot és szempontot, amelyek segíthetnek abban, hogy a két fél egyszerre lássa a „nagy képet” és a konkrét teendőket, ezáltal a marketingmunkát a lehető legjobban tudjátok koordinálni.
„Egy 2023-as, a Marketing Weekly által végzett felmérés szerint a vállalatok 72%-ánál az ügynökség és a belső marketinges közötti jó kommunikáció közvetlenül hozzájárult a sikeres kampányokhoz és az ügyfél-elégedettség növekedéséhez.” (Marketing Weekly, 2023)
1. Hozzatok létre egyértelmű kommunikációs csatornákat
A jó kommunikáció az alapja annak, hogy a belsős és a külsős csapat tagjai megértsék egymást, és ne kerüljenek felesleges konfliktushelyzetekbe. Első lépésként ezért érdemes rögzíteni:
- Rendszeres státuszmeetingek: Heti vagy havi rendszerességgel tartsatok rövid egyeztetést, ahol minden érintett fél áttekinti, hol tartanak a feladatok, mik a következő lépések és milyen akadályok merültek fel.
- Kommunikációs platformok: Határozzátok meg, hogy hol és hogyan történjen a napi kapcsolattartás (e-mail, instant üzenetküldő, telefon, videókonferencia stb.). Lényeges, hogy mindenki tudja, melyik csatornát használja sürgős esetben, és melyiket a hosszabb, részletes egyeztetésekre.
2. Tisztázzátok a szerepeket és felelősségeket
Az együttműködés egyik sarkalatos pontja, hogy minden érintett munkatárs tisztában legyen a saját feladatával és azzal, kivel szükséges együtt dolgoznia a projekteken belül. Ebben segíthet:
- Felelősségi mátrix készítése: Írjatok össze minden tevékenységet – kezdve a stratégiától, a kreatív munkán át, egészen az analitikai riportokig –, és rendeljétek hozzá a megfelelő személy(eke)t.
- Pontos célok kijelölése: Ha a belsős marketinges stratégiai koordinátor szerepet tölt be, akkor a külső ügynökség inkább a kampányok operatív kivitelezését és optimalizálását végezze, vagy fordítva – a lényeg, hogy egyértelmű legyen a munkamegosztás.
3. Használjatok közös együttműködési eszközöket
A digitális platformok és projektmenedzsment eszközök rengeteget segíthetnek abban, hogy valós időben lássátok a feladatok állapotát és a kommunikáció is átlátható legyen. Néhány jól bevált megoldás:
- Projektmenedzsment szoftverek: Olyan alkalmazások, mint az Trello, az Asana vagy a Jira lehetővé teszik a feladatok és határidők követését, valamint a státuszok aktualizálását.
- Közös dokumentumkezelés: Google Drive vagy Dropbox segítségével egyetlen, központi tárhelyen tárolhatjátok a kreatív anyagokat, kampányterveket, riportokat, így mindenki hozzáfér a legfrissebb verziókhoz.
- Chat és videókonferencia eszközök: Az Slack, a Microsoft Teams vagy a Zoom használatával gyors információcserét és rugalmas megbeszéléseket tudtok lebonyolítani.
4. Konkrét célok és elvárások meghatározása
Ahhoz, hogy mindenki ugyanabba az irányba tartson, elengedhetetlen, hogy egyértelműen rögzítsétek, milyen eredményeket vártok a közös munkától. Például:
- SMART célok kialakítása: (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Példa: „Fél éven belül 30%-kal növeljük a webshop organikus forgalmát.”
- Közös KPI-ok: (Key Performance Indicators) legyenek meghatározva, amelyek alapján később mérni tudjátok a kampányok sikerét. Lehet ez konverziós arány, ROI, lead-ek száma stb.
- Teljesítményértékelések: Havi vagy negyedéves szinten érdemes áttekinteni, hogy az ügynökség és a belsős marketinges munkája hogyan járult hozzá a célok teljesüléséhez.
„Az American Marketing Association (2022) kutatása alapján azok a vállalatok, amelyek folyamatosan mérik és elemzik a marketing KPI-jaikat, átlagosan 20–25%-kal jobb eredményeket érnek el, mint azok, amelyek kevésbé fókuszálnak az adatalapú döntéshozatalra.”
5. Teremtsétek meg a kölcsönös tisztelet és bizalom légkörét
Az ügynökség nem csupán egy külső beszállító – a cél, hogy valódi partnerkapcsolat alakuljon ki, amelyben a belsős marketinges és az ügynökség is együtt dolgozik a vállalat sikereiért. Ehhez szükséges:
- Nyílt és őszinte visszajelzés: Nem érdemes félni az építő kritikától, hiszen a marketingkampányok minősége gyakran ezen múlik.
- Siker megosztása: Ha egy kampány kiemelkedően sikerül, ismerjétek el egymás érdemeit. Ez erősíti a motivációt és az elköteleződést.
- Közös problémamegoldás: Ha valami nem működik, ne mutogassatok egymásra. Törekedjetek arra, hogy közös megoldás szülessen, ami hosszú távon is előremutató.
6. Gondoskodj a folyamatos fejlődésről és tudásmegosztásról
A marketing világa rendkívül gyorsan változik, ezért mind a belsős marketingesnek, mind az ügynökségnek fontos, hogy naprakész legyen a legújabb trendekkel, eszközökkel és technológiákkal kapcsolatban. Ebben segíthet:
- Konferenciák, workshopok: Bátorítsd a csapattagokat, hogy vegyenek részt ilyen eseményeken, majd tartsanak belső mini-előadást arról, amit tanultak.
- Online kurzusok, webináriumok: Sok platform kínál ingyenes vagy kedvező árú képzéseket, ahol rövid idő alatt fel lehet szívni az újdonságokat.
- Tapasztalatcsere: Ha van rá lehetőség, szervezzetek közös brainstormingot, ahol az ügynökség kreatív szakemberei és a belsős marketingesek együtt ötletelhetnek.
Egy lehetséges munkafolyamat-vázlat
| Munkafázis | Felelős | Eszköz vagy módszer |
|---|---|---|
| Marketingstratégia meghatározása | Belsős marketinges + vezetőség | Stratégiai meeting, SWOT-elemzés |
| Kampányok operatív tervezése | Külső ügynökség (projektmenedzser) | Projektmenedzsment eszköz (pl. Trello) |
| Kreatív koncepciók kidolgozása | Külső ügynökség (kreatív csapat) | Prezentációk, moodboardok |
| Megvalósítás és tesztelés | Külső ügynökség + belsős marketinges | A/B teszt, analitikai riportok |
| Eredmények kiértékelése | Belsős marketinges + ügynökség | KPI-k áttekintése, összefoglaló riport |
Összegzés
Ha a belsős marketinges és a külsős ügynökség közötti együttműködés valóban harmonikus, az a teljes vállalat javát szolgálja. Ehhez azonban nélkülözhetetlen a folyamatos és nyílt kommunikáció, a felelősségi körök tisztázása, a közös célok megfogalmazása, valamint a kölcsönös bizalom és tisztelet. Ne felejtsd el, hogy mindenkinek ugyanaz a célja: sikeresen építeni a márkát, növelni az értékesítést, és elégedetté tenni a vásárlókat. Érdemes időt és energiát fordítani az optimális folyamatok kialakítására, mert ennek eredményeképpen minden résztvevő hatékonyabban és motiváltabban tud dolgozni, ami végül a piaci versenyképességet is erősíti.
Kívánom, hogy a fenti módszerek és példák segítségével egy még szorosabb és eredményesebb partnerséget tudj kialakítani a belsős marketinges és a külső ügynökség között!
