Heti feladatlista: mit hagyj ki belőle?
Hétfőn megint átmásolod az „új honlap” feladatot. Már harmadszor. Lehet, hogy a listád egy egész projektet kér számon rajtad, miközben erre a hétre csak egy vázlat fér bele. A heti vállalásokhoz azt érdemes felírni, amit tényleg el tudsz készíteni vagy át tudsz adni.
Először a rendelkezésre álló hetet nézd meg
Nyisd meg a naptáradat, és jelöld a már vállalt megbeszéléseket, utazást, rendszeres ügyintézést és a munkán kívüli kötöttségeket. Ezután látszik, melyik napszakban marad idő az önálló feladatokra. Egy üresnek tűnő délutánból sokat elvihet az előkészítés vagy két helyszín közötti mozgás. Ezeknek is helyük van a tervben.
Az egyes feladatok időigényét becsüld, és jelöld a bizonytalanokat. Egy korábban többször elvégzett kimutatás és egy teljesen új ajánlat kidolgozása eltérő biztonsággal tervezhető. A szabad hely egy részét hagyd a várható egyeztetésekre és eltérésekre. Ennek méretét a saját munkád tapasztalata alapján válaszd; egy általános százalék nem helyettesíti a helyzeted ismeretét.
Egy nagy cím mögött több vállalás rejtőzhet
Egy kitalált tanácsadó felírja: „új honlap”. Ezt már harmadik hete viszi tovább. Közelebbről megnézve ezen a héten csak a szolgáltatásoldal vázlatát tudja elkészíteni; a fotókra és a fejlesztő visszajelzésére még vár. A heti listára ezért ez kerül: csütörtökig elküldeni a vázlatot a fejlesztőnek. A teljes honlap külön projekt marad.
A várakozó ügy mellé írd oda, kitől mire vársz, és mikor kérdezel rá. A hiányzó fotókat nem tudod megszerkeszteni, de pénteken tudsz egyeztetni róluk. Ez a két állapot külön jelenjen meg a listán. Így munka közben is látszik, melyik feladatnak állhatsz neki, és melyiknél az utánkövetés a teendőd.
A halasztásnak is legyen látható állapota
Háromféle ügyet érdemes külön kezelni: amit a héten elvégzel, amit egy megnevezett feltételre várva tartasz nyitva, és amit későbbre teszel. A későbbre tett feladatnál írd le, mikor vizsgálod felül. Így egy érdekes ötlet megmaradhat anélkül, hogy minden nap befejezetlen vállalásként szerepelne előtted.
Ha a halasztás más ember munkáját érinti, egyeztess vele. A saját listád átírása nem módosít egy közösen elfogadott határidőt. A tanácsadó például jelzi a fejlesztőnek, mikor adja át a vázlatot, és megkérdezi, mi szükséges a folytatáshoz. Lehet, hogy a másik fél számára egyetlen döntés sürgős, a teljes szöveg még várhat.
Pénteken az eltérést vizsgáld meg
Pénteken nézd meg, mi készült el, és miért maradt el a többi. Túl kevés időt becsültél? Új sürgős munka érkezett? Nem jött meg egy szükséges válasz? Ha ezeket mind „időhiányként” írod fel, nehéz lesz javítani a következő terven. A konkrét okhoz már konkrét változtatást tudsz rendelni.
A befejezett feladatok darabszáma önmagában nem méri a hét értékét. Egy rövid jóváhagyás több ember munkáját mozdíthatja előre, míg tíz apró adminisztratív lépés mögött kevesebb előrehaladás lehet. A listán szereplő tételeket a vállalt eredményhez és a rendelkezésre álló időhöz viszonyítsd. A cél egy követhető hét, amelynek változásait is el tudod magyarázni.
Három kérdés a cikkhez
Választható tudáspróba az olvasottakról. Személyiséget, egészségi állapotot vagy szakmai alkalmasságot nem értékel. A válaszokat ez a tudáspróba nem menti és nem küldi el.
Az automatikus ellenőrzéshez JavaScript szükséges. A megoldásokat és magyarázatokat az egyes kérdések alatt enélkül is megnyithatod.