Delegálás: mit adj át a feladaton kívül?
„Szervezd meg a szakmai reggelit.” A feladatot átadtad, mégis nálad köt ki minden kérdés: helyszín, időpont, bekészítés. Az önálló munkához az is kell, hogy a kolléga tudja, milyen eredményt vársz, miben dönthet, és mikor kérjen tőled segítséget.
3 perc olvasás
Mit kell a végén átadni?
Kezdd azzal, miből látható, hogy a feladat elkészült. Egy kitalált cég vezetője szakmai reggeli szervezését adja át. A „legyen jó rendezvény” helyett megnevezi a résztvevői kört, az időpontot, a szükséges helyszíni feltételeket és az átadandó szervezési tervet. A munkatárs így tudja, melyik részlet tartozik a saját feladatába, és mihez kell még döntés.
A befejezés feltételéhez kapcsolódjon a felhasználás módja is. Kinek kell a résztvevői lista? Mikorra kell a helyszínnek végleges létszám? Ki fogadja az érkezőket? A feladat értelme a kapcsolódó munkákból is látszik. Ha ezeket ismeritek, a szervező önállóan is meg tudja ítélni, melyik eltérés jelent valódi problémát.
Miben dönthet önállóan?
Válasszátok szét, amiben szabadon dönthet, amit előzetesen egyeztet, és amit csak jeleznie kell. A példában az elfogadott kereten belüli bekészítést a szervező választhatja ki, a rendezvény dátumának módosításához viszont vezetői döntés kell. A konkrét határokat a feladat kockázata és a szervezeti szabályok alapján állítsátok be. A „mindenben kérdezz” ugyanúgy pontatlan, mint az „oldj meg mindent”.
A döntési jog mellé szükséges hozzáférés is tartozik. Van-e elérhetősége a helyszínhez, ismeri-e a vállalt feltételeket, használhatja-e a szükséges nyilvántartást? Csak a munkához indokolt adatokat és jogosultságokat add át. Ha egy szükséges jóváhagyás más embernél marad, ő is tudjon a feladatáról és a határidőről.
Mikor néztek rá közösen?
Az egyeztetést olyan pontra időzítsétek, amikor még lehet változtatni. A helyszín feltételeit például a véglegesítés előtt nézzétek át. Azt is mondjátok ki, milyen eltérésnél kell korábban jelentkezni: ha nincs megfelelő helyszín a keretből, ne a szokásos megbeszélésen derüljön ki először.
A közös áttekintésen a vállalt eredményt és az akadályokat nézd. Ha minden apró döntést újranyitsz pusztán azért, mert te máshogy csinálnád, a megbeszélt önállóság bizonytalanná válik. Választásbeli különbségnél kérdezz rá az indokra. Ha valódi követelmény maradt ki az átadásból, nevezd meg, és módosítsátok a megállapodást.
A végén ellenőrizzétek, ugyanazt értitek-e
Az átadás végén kérd meg a kollégát, foglalja össze a saját szavaival a feladatot, a döntési keretét és az első lépését. Mondd el, hogy ezzel a közös megértést ellenőrzitek. Ha valamit másként értett, pontosítsatok. Egy ilyen összefoglalóból több derülhet ki, mint a „minden világos?” kérdésre adott igenből.
A feladat lezárása után külön nézzétek meg az eredményt és az átadás minőségét. Melyik információ hiányzott? Melyik jóváhagyás akasztotta meg a munkát? Mit érdemes legközelebb már induláskor rögzíteni? Ebből készülhet rövid, újra használható átadási minta. A következő hasonló feladatnál akkor is igazítsátok a helyzethez, ha az alap már megvan.
Három kérdés a cikkhez
Választható tudáspróba az olvasottakról. Személyiséget, egészségi állapotot vagy szakmai alkalmasságot nem értékel. A válaszokat ez a tudáspróba nem menti és nem küldi el.
Az automatikus ellenőrzéshez JavaScript szükséges. A megoldásokat és magyarázatokat az egyes kérdések alatt enélkül is megnyithatod.