Szervezeti működés: hol akad el egy hétköznapi ügy?
„Az ajánlat kész.” Az értékesítő ezt mondja, a szakmai vezető még adatokat vár, a tulajdonos pedig azt hiszi, már az ügyfélnél van. Egy hétköznapi elakadás sokat elárulhat a szervezet működéséről. A Szervezeti Tükör eredményéhez is ilyen konkrét ügyeket érdemes keresni.
Egy kitöltő nézőpontját látod
A negyvenkét állításos eszköz nyolc területet és öt összetett mutatót foglal össze, szervezeti profillal és három harmincnapos feladattal. A visszajelzés az általad észlelt napi működésre épül. Teljes szervezeti átvilágítást, dokumentumellenőrzést vagy tudományosan validált szervezetdiagnózist nem végez.
A vezető, az ügyfélszolgálatos és a projektmunkatárs ugyanannak az ügynek más részét láthatja. Az eltérő válaszoknál előbb azt tisztázzátok, ki mit tudott és mikor. Könnyen lehet, hogy az információ útját kell rendezni ahhoz, hogy közelebb kerüljenek egymáshoz a beszámolók.
A jóváhagyásra váró ajánlat
Kitalált példánkban egy értékesítő elkészíti az ajánlatot, a szakmai vezető szerint viszont hiányzik belőle a megvalósítási terv. Az értékesítő azt hitte, ez csak az elfogadás után készül. A tulajdonos közben úgy tudja, az ajánlat már kiment. Három ember eltérő állapotot lát.
Vegyétek végig ugyanazt az ajánlatot. Mit értett mindegyik résztvevő azon, hogy „kész”? Milyen adat hiányzott, és ki várt kinek a jelzésére? Ezután fogalmazzatok meg egy átadási feltételt: például az ajánlat akkor küldhető, ha a megvalósítási tervet a kijelölt szakmai vezető jóváhagyta.
Próbáljátok ki a megállapodást a következő néhány ajánlatnál. Jegyezzétek fel, mennyi ideig tartott a jóváhagyás, és hol kellett utólag pontosítani. Ha továbbra is várakozás keletkezik, keressétek meg az okát. A szabály leírása csak az első lépés.
Egy folyamat, egy felelős, egy visszanézés
A teszt eredményéből válassz egy olyan területet, amelyre van friss példád. A résztvevőkkel közösen nevezd meg a kívánt állapotot, a döntés felelősét és a szükséges információt. A megbeszélés tárgya a működés legyen, ne egy kolléga pontszáma.
A harmincnapos visszanézésnél keresd meg, rövidült-e a várakozás, világosabb lett-e az átadás, és kevesebb lett-e az utólagos pontosítás. A több kitöltőből származó eredményeket csak a cél és a megosztás feltételeinek tisztázásával használd. Az önértékelésből ne készíts rejtett munkatársi rangsort.
Három kérdés a cikkhez
Választható tudáspróba az olvasottakról. Személyiséget, egészségi állapotot vagy szakmai alkalmasságot nem értékel. A válaszokat ez a tudáspróba nem menti és nem küldi el.
Az automatikus ellenőrzéshez JavaScript szükséges. A megoldásokat és magyarázatokat az egyes kérdések alatt enélkül is megnyithatod.